Szanowni Państwo,
Mając na uwadze, że w dniu 12 lutego 2018 r. Prezydent podpisał Ustawę z dnia 26 stycznia 2018 r. o zmianie ustawy o Krajowym Rejestrze Sądowym oraz niektórych innych ustaw (dalej jako „Ustawa nowelizująca”), w dniu 15 marca 2018 r. weszła w życie nowelizacja przepisów zmierzająca do zinformatyzowania postępowania rejestrowego w zakresie zgłaszania dokumentów finansowych.
Zmiany w przepisach przedstawiają się następująco:
1) Nowe zasady zgłaszania sprawozdań finansowych oraz pozostałych dokumentów wymienionych w art. 69 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości
Istotną zmianą, która weszła w życie 15 marca 2018 r., jest obowiązek składania za pośrednictwem systemu teleinformatycznego dokumentów, o których mowa w art. 69 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (dalej „Ustawa o rachunkowości”). Zmiana dotyczy zatem nie tylko sprawozdań finansowych i sprawozdań z działalności spółki, lecz także zatwierdzających je uchwał czy uchwał o podziale zysku lub pokryciu straty. Wspomnianą kwestię reguluje dodany art. 19 e Ustawy o Krajowym Rejestrze Sądowym.
Zgłoszenie dokumentów powinno zostać opatrzone kwalifikowanym podpisem elektronicznym albo podpisem potwierdzonym profilem zaufanym ePUAP, przez co najmniej jedną osobę fizyczną, której numer PESEL jest ujawniony w Rejestrze, wpisaną jako członek organu uprawnionego do reprezentowania, wspólnik uprawniony do reprezentowania spółki osobowej, syndyk albo likwidator (gdy uprawnionym do reprezentacji nie jest osoba fizyczna – będzie to dotyczyło analogicznie członka organu tego podmiotu, uprawnionego do reprezentacji wspólnika itd.).
Do zgłoszenia dokumentów z art. 69 Ustawy o rachunkowości, koniecznym będzie załączenie oświadczenia, potwierdzającego, że dokumenty spełniają wymogi określone w Ustawie o rachunkowości.
System teleinformatyczny, za pośrednictwem którego należy dokonywać zgłoszenia, został udostępniony w dniu 15 marca 2018 r. przez Ministra Sprawiedliwości pod adresem https://ekrs.ms.gov.pl/rdf/rd/. Skorzystanie z systemu wymaga założenia w nim konta. Nowością jest, że składanie dokumentów finansowych tą drogą nie będzie wymagało uiszczania żadnych opłat sądowych.
Dokumenty złożone za pośrednictwem systemu teleinformatycznego będą zamieszczane w utworzonym w tym celu repozytorium dokumentów finansowych, które zostanie utworzone dla podmiotu z chwilą pierwszego złożenia dokumentów drogą elektroniczną (art. 38 ust. 1 Ustawy nowelizującej). Dokumenty znajdujące się w repozytorium dokumentów finansowych będą ogólnie dostępne za pośrednictwem sieci teleinformatycznych (art. 9a Ustawy o Krajowym Rejestrze Sądowym). Trafią również bezpośrednio do Centralnego Rejestru Danych Podatkowych, dzięki czemu nie będzie potrzeby oddzielnego składania dokumentów finansowych w Urzędzie Skarbowym.
2 ) Okres przejściowy
Ustawa nowelizują zakłada jednak okres przejściowy. Obowiązek przygotowywania sprawozdań finansowych, sprawozdań z działalności spółki czy skonsolidowanych sprawozdań finansowych w formie elektronicznej wejdzie w życie z dniem 1 października 2018 r. i wynika z wprowadzonych Ustawą nowelizującą zmian do Ustawy o rachunkowości.
Do tego czasu, tj. do dnia 30 września 2018 r. dopuszcza się dołączanie do zgłoszeń lub wniosku kopii (skanów) dokumentów, opatrzonych kwalifikowanym podpisem elektronicznym albo podpisem potwierdzonym profilem zaufanym ePUAP przez osoby uprawnione do reprezentacji podmiotu. Oznacza to, że dokumenty będą mogły zostać sporządzone i podpisane w formie „tradycyjnej”. Natomiast ich kopie będą wymagały opatrzenia kwalifikowanym podpisem elektronicznym albo podpisem potwierdzonym profilem zaufanym ePUAP i przesyłane za pośrednictwem systemu teleinformatycznego.
Od dnia 1 października 2018 r. dokumenty finansowe (sprawozdania finansowe, sprawozdania z działalności spółki czy skonsolidowane sprawozdania finansowe) będą przygotowywane wyłącznie w formacie udostępnionym w Biuletynie Informacji Publicznej (JPK) i zgłaszane za pośrednictwem systemu teleinformatycznego.