Imię, nazwisko, PESEL, a nawet wizerunek – od wejścia w życie Ogólnego Rozporządzenia o Ochronie Danych Osobowych z dnia 27 kwietnia 2016 r. za dane osobowe należy uznać wszelkie informacje o zidentyfikowanej lub możliwej do zidentyfikowania osobie fizycznej („osobie, której dane dotyczą”) (Por. treść art. 4 pkt 1 RODO).
Korzystanie przez przedsiębiorców z monitoringu stanowi więc przetwarzanie danych osobowych wymagające ochrony.
Na gruncie obecnie obowiązujących przepisów, w odniesieniu do przedsiębiorców (tj. wyłączając placówki edukacyjne, szpitale etc.), monitoring podzielić można na dwie zasadnicze grupy:
- monitoring obejmujący zakład pracy podlegający reżimowi ochrony danych osobowych oraz Kodeksu Pracy,
- monitoring nieobejmujący zakładu pracy (np. monitoring parkingu, klatki schodowej w bloku) podlegający wyłącznie reżimowi ochrony danych osobowych.
Generalną zasadą odnoszącą się zarówno do pierwszej i drugiej wspomnianej kategorii jest zakaz stosowania kamer umożliwiających rejestrację dźwięku. Zgodnie z wytycznymi Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych rejestrowanie dźwięku może zostać uznane za nadmierne przetwarzanie danych osobowych i może wiązać się z odpowiedzialnością administracyjną (z tytułu naruszenia danych osobowych), cywilną a nawet karną (Wskazówki Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych dotyczące wykorzystania monitoringu wizyjnego, Wersja 1, czerwiec 2018, s. 26).
Monitoring obejmujący zakład pracy
Zgodnie z regulacjami ujętymi w Kodeksie Pracy (art. 222 KP) pracodawca wprowadzając monitoring wizyjny obejmujący zakład pracy lub jego części jest zobowiązany:
- poinformować pracowników o wprowadzeniu monitoringu w sposób przyjęty u danego pracodawcy nie później niż 2 tygodnie przed uruchomieniem monitoringu;
- ustalić: cele, zakres oraz sposób zastosowania monitoringu w układzie zbiorowym pracy lub w regulaminie pracy. Jeżeli pracodawca nie jest objęty układem zbiorowym pracy lub nie jest obowiązany do ustalenia regulaminu pracy, cele, zakres i sposób zastosowania monitoringu określa w obwieszczeniu;
- poinformować na piśmie o celach, zakresie oraz sposobie zastosowania monitoringu przed dopuszczeniem do pracy pracownika;
- przetwarzać nagrania wyłącznie do celów, dla których zostały zebrane;
- przechowywać dane uzyskane z monitoringu przez okres nieprzekraczający 3 miesięcy od dnia nagrania (chyba, że nagrania obrazu stanowią dowód w postępowaniu prowadzonym na podstawie prawa lub pracodawca powziął wiadomość, iż mogą one stanowić dowód w postępowaniu – wówczas pracodawca ma prawo przechowywać dane do czasu zakończenia postępowania);
- usunąć dane po upływie okresów wskazanych powyżej.
Ponadto, monitoring obejmujący zakład pracy może zostać wprowadzony jedynie, jeżeli: jest to niezbędne do zapewnienia bezpieczeństwa pracowników lub ochrony mienia, kontroli produkcji lub zachowania w tajemnicy informacji, których ujawnienie mogłoby narazić pracodawcę na szkodę. Jest to katalog zamknięty, więc pracodawca nie może prowadzić monitoringu wizyjnego, jeżeli nie występuje żaden z celów określonych powyżej.
Monitoring zakładu pracy nie może co do zasady obejmować pomieszczeń udostępnianych zakładowej organizacji związkowej, pomieszczeń sanitarnych, szatni, stołówek oraz palarni.
Poza określonymi powyżej szczególnymi zasadami, do monitoringu wizyjnego w zakładzie pracy stosuje się również ogólne reguły ochrony danych odnoszące się do monitoringu, tj.:
- monitorowane pomieszczenia lub teren wokół budynku powinien zostać oznaczony za pomocą znaków graficznych lub sygnałów dźwiękowych,
- wobec osób, których dane dotyczą powinien zostać wykonany obowiązek informacyjny określony w art. 12 – 14 RODO, poprzez wywieszenie klauzuli informacyjnej co najmniej w postaci skróconej, z dostępem do pełnej wersji w recepcji budynku lub na ogólnodostępnej stronie internetowej.