W wyniku nowelizacji kodeksu spółek handlowych wprowadzono obowiązek dla spółek akcyjnych niepublicznych oraz spółek komandytowo-akcyjnych, polegający na dematerializacji akcji. Akcje utracą formę dokumentu i będą miały wyłącznie formę zapisu cyfrowego w nowo utworzonym rejestrze akcjonariuszy. Rejestracja obejmuje zarówno akcje imienne jak i akcje na okaziciela. Rejestr akcjonariuszy prowadzony będzie przez uprawniony do prowadzenia rachunków papierów wartościowych podmiot, np. dom maklerski, bank prowadzący działalność maklerską lub Krajowy Depozyt Papierów Wartościowych.
Terminy czynności zmierzające do dematerializacji akcji przedstawiają się następująco:
- UCHWAŁA O WYBORZE PODMIOTU PROWADZĄCEGO REJESTR
W pierwszej kolejności Walne Zgromadzenie jest obowiązane podjąć uchwałę o wyborze podmiotu, który będzie dla spółki prowadził rejestr akcjonariuszy. Mając na uwadze poniższe terminy, powinno to nastąpić niezwłocznie.
- UMOWA O PROWADZENIE REJESTRU DO 30 WRZEŚNIA 2020 R.
Z wybranym podmiotem spółka jest zobowiązana zawrzeć umowę o prowadzenie rejestru akcjonariuszy. Umowa musi być zawarta przed pierwszym wezwaniem akcjonariuszy, o którym mowa w pkt 3 poniżej, tj. do dnia 30 września 2020 r.
- WEZWANIE AKCJONARIUSZY DO ZŁOŻENIA AKCJI. PIERWSZE WEZWANIE DO 30 WRZEŚNIA 2020 R.
Po wybraniu podmiotu i podpisaniu z nim umowy o prowadzenie rejestru, spółka pięciokrotnie wzywa akcjonariuszy do złożenia dokumentów akcji w spółce oraz udostępnia informację o wezwaniu na stronie internetowej spółki w miejscu wydzielonym na komunikację z akcjonariuszami przez okres nie krótszy niż trzy lata od dnia pierwszego wezwania. Wezwanie następuje w sposób właściwy dla zwoływania walnego zgromadzenia spółki. Wezwania, o których mowa w ust. 1, nie mogą być dokonywane w odstępie dłuższym niż miesiąc ani krótszym niż dwa tygodnie. Pierwszego wezwania dokonuje się do dnia 30 września 2020 r. Złożenie dokumentów akcji w spółce odbywa się za pisemnym pokwitowaniem wydanym akcjonariuszowi.
- WPIS DO REJESTRU
Po złożeniu przez akcjonariuszy ich papierowych akcji, spółki będą musiały złożyć wniosek o wpis akcjonariuszy do rejestru akcjonariuszy oraz poinformować ich, gdy wpis ten zostanie dokonany.
- DEMATERIALIZACJA AKCJI „PAPIEROWYCH” (WYGAŚNIĘCIE MOCY OBOWIĄZUJĄCEJ DOKUMENTÓW AKCJI) Z MOCY PRAWA Z DNIEM 1 MARCA 2021 R.:
Cała procedura dematerializacji akcji musi się zakończyć do dnia 1 marca 2021 r., ponieważ z tym dniem dokumenty akcji tracą moc.